Assistant(e) de Gestion et Développement Commercial

En tant que Bureau d’études dans le domaine du bâtiment durable et intelligent, DEERNS recherche pour son bureau parisien un(e) Assistant(e) de Gestion et Commerciale.

L'Assistant(e) de Gestion et Commerciale réalise des activités administratives et commerciales en support des managers et directeurs de projet dans la gestion quotidienne des bureaux, des contrats et le suivi du portefeuille clients, le traitement des dossiers commerciaux ainsi que du suivi de la facturation.

C’est un poste qui comporte une grande variété de missions et chaque jour sera différent !

Au sein d’un environnement international, vous serez accompagné(e) pour progresser en anglais grâce à des formations spécifiques, nous ne recherchons pas particulièrement des personnes bilingues (mais elles sont les bienvenues !), juste des personnes qui ont envie de se lancer et qui aiment la dimension pluriculturelle de notre société. La pratique de l’anglais reste ponctuelle lors des échanges au sein du groupe, elle n’est pas quotidienne.

Au sein de la Direction Générale, vous intervenez en tant qu’Assistant(e) de Gestion et Commerciale et serez en charge de ces principales missions :

1. Assistance auprès de la Direction :

• Organiser les dossiers et les documents administratifs

• Rédiger, monter et assurer le suivi des candidatures et dossiers d’appel d’offres notamment en marchés publics

• Assurer l’interface entre la direction et les opérationnels : organiser, planifier, contrôler leurs activités en fonction des objectifs définis

• Exercer un rôle de support et de communicant : relayer les consignes de la direction, partager les informations, de sources interne et externe, utiles aux collaborateurs

• Créer ou mettre à jour les supports de communication & de présentation du Groupe, du bureau France et des projets

• Assurer le secrétariat administratif courant

• Organiser les déplacements professionnels

• Préparer les supports de réunions mensuels du suivi des opérations

• Actualiser, classer, archiver les dossiers

2. Gestion administrative et des ressources humaines sous la direction de la Responsable RH :

• Administrer le personnel (déclarations sociales et fiscales, notes de frais, dossiers collaborateurs…)

• Mettre à jour les CV du personnel et fiches de références du bureau

• Gérer les services généraux tels que les fournitures

3. Gestion comptable et financière en binôme avec le contrôle de gestion interne et le cabinet comptable externe :

• Gérer les relations avec les banques, les services fiscaux, les organismes sociaux

• Suivre et relancer les impayés des services

• Participer à la gestion financière de l’entreprise en relation avec la comptabilité

Vous êtes diplômé(e) d'une formation supérieure en assistanat de gestion et/ou comptabilité, de type BTS minimum, vous justifiez d'une expérience d'au moins 2 années significatives en tant qu'Assistant(e) de Gestion. Vous êtes autonome, dynamique, impliqué(e), rigoureux, avec un bon esprit de synthèse et avez un excellent relationnel. La maîtrise d'Excel est indispensable. La connaissance du secteur de l’architecture et de l’ingénierie est un plus.

Vos compétences :

• Être organisé(e), savoir gérer plusieurs projets simultanément permettant d’être réactif(ve) et proactif(ve)
• Excellentes capacités relationnelles (auprès des équipes, des fournisseurs, des clients, de la Direction…)
• Maîtrise de Sharepoint, du Pack Office
• Parfaite maîtrise de l’expression orale et écrite française
• Des compétences dans l’expression orale et écrite anglaise est un plus

Vous êtes reconnu(e) pour :

• Votre capacité d'écoute
• Votre capacité d'analyse
• Votre capacité d'organisation et de respect des deadlines
• Votre esprit de synthèse

Vous souhaitez participer à une aventure à taille humaine, travailler dans un environnement en croissance et mettre votre expertise au service de nos clients et collaborateurs.