Projectondersteuner / office manager

De uitdaging
Zoek jij een uitdagende functie bij een (internationaal) advies- en ingenieursbureau dat groot genoeg is om op topniveau te kunnen werken en overzichtelijk genoeg is om je thuis te voelen? Kom dan bij ons werken als projectondersteuner en officemanager. In deze rol ondersteun je de unit directeur Electronics en onze collega’s van de afdeling Electronics op het gebied van proces- en projectondersteunende activiteiten. Daarnaast vervul je de rol van office manager van ons kantoor in Eindhoven. Je bent letterlijk en figuurlijk ons centrale (aanspreek)punt in Eindhoven!

Je maakt onderdeel uit van een gezellig en actief team wat gevestigd is in Eindhoven. Daarnaast werk je nauw samen met onze projectondersteuners van andere business units die vanuit de verschillende vestigingen van Deerns in Nederland werken. Er wordt (vanuit Nederland) veel aan internationale projecten gewerkt, ook heeft Deerns een veelvoud aan culturen en nationaliteiten in dienst.

De werkzaamheden zijn voor een fulltime baan. Wil je parttime werken, maar spreekt de functie je wel aan? We staan ook open voor twee parttimers!

Dit ga je doen

• Een gebouw zonder fundament is geen gebouw. Dat geldt ook voor onze projecten! Je bent het centrale contactpunt en zorgt ervoor dat het fundament van de projecten goed staat. De projecten worden correct geregistreerd. Er is eenheid en structuur in de facturatie en projectadministratie waardoor de (project)manager in staat gesteld wordt te sturen op het proces bij de (externe) klant.
• In overleg met de (project)managers beoordeel je inkomende facturen en zorg je voor de afhandeling hiervan naar de interne afdeling Finance.
• Je stemt regelmatig af met de unit directeur en het team over de financiële voortgang in projecten.
• Voor de unit directeur verzorg je het agendabeheer en plan je incidenteel complexe afspraken (o.a. vergaderingen en (afdelings)bijeenkomsten met grotere groepen met zowel interne als externe aanwezigen).
• Naast ondersteuning bij projecten, zorg je ook dat het leeft in ons kantoor in Eindhoven! Daarbij ben jij verantwoordelijk voor het office management en ondersteuning op het personele vlak, zodat iedereen gezond en met plezier en comfort werkt op het kantoor.
• Plezier? Je ondersteunt het management bij diverse personele activiteiten, zoals het doorgeven van ziek- en betermeldingen, maar ook het organiseren van jubilea, afdelingsuitjes en ‘vreugde en verdriet’ attenties.
• Comfort? Niets is er fijner wanneer het kantoor bevoorraad is en er netjes bijstaat. Jij bewaakt dat het fijne kantoor fijn blijft!
  
  

Dit bieden wij

• Aandacht voor jouw eigen ontwikkeling en vitaliteit met ruime opleidings- en ontwikkelings-mogelijkheden, fiets- en sportregelingen, flexibele werkuren en locatie, 33 vakantiedagen en mogelijkheid tot aankopen van extra dagen.
• Bij een internationale werkomgeving horen ook verschillende culturen. Wij zijn scherp op diversiteit en inclusiviteit waardoor je onder andere binnen de 31 vakantiedagen, 2 vrije keuzedagen hebt die je kan inzetten voor een feestdag naar keuze.
• Een werkomgeving waar samenwerking, gelijkwaardigheid, transparantie en collegialiteit voorop staan en waar we informeel met elkaar omgaan.
• Duurzaamheid zit in onze genen. Dit uit zich bijvoorbeeld in een mobiliteitsbeleid dat gezondheid en duurzaamheid voorop heeft staan. Veel van onze kantoren liggen bij OV-knooppunten. Fietsen wordt aangemoedigd en je reiskosten worden 100% vergoed op basis van OV.
• We hebben een hybride werken beleid. Daarbij krijg je de ruimte om ook deels thuis te werken. Wij geloven erin dat je in jouw functie wel dicht bij de mensen hoort te staan, regelmatig aanwezigheid in Eindhoven blijft daarbij essentieel.
• Met het hybride werken, denken wij ook aan een veilige thuiswerkplek. Deze wordt door Deerns gefaciliteerd met veilige en goede producten om jouw thuiswerkplek Arbo-conform en prettig te maken.

In Eindhoven is een personeelsvereniging. Dit weerspiegelt de cultuur van Deerns en uit zich in maandelijkse borrels en leuke activiteiten.

Wat wij vragen

• Je beschikt over ten minste MBO 4+ (financieel administratief, PDB of vergelijkbaar)
• Minimaal 5 jaar ervaring met werken in een internationale projectomgeving binnen de projectadministratie, waarbij meerdere projecten tegelijk (divers in duur en omvang) lopen.
• Als een echte teamspeler ben je gericht op samenwerking, binnen het team en ook in contact met klanten.
• Je kunt prioriteiten stellen en procesmatig denken en handelen.
• Je bent vertrouwd met het gebruik van Microsoft 365 office programma (MS Office, Word, PowerPoint Outlook, Teams, SharePoint, Excel etc.) en in staat om nieuwe programma’s eenvoudig eigen te maken
• Kennis en ervaring met ERP (projectregistratie) software.
• Kennis en ervaring met klantcontactsystemen (CRM).
• Praktische ervaring met het ondersteunen van het acquisitie-, offerte- en het facturatieproces.
• Je kan je in het Nederlands (taalvaardigheid C2 niveau) en Engels (taalvaardigheid B1/B2 niveau) prima uitdrukken.

Vereiste gedragscompetenties

• Je bent klant- en resultaatgericht.
• Je hebt aandacht voor detail (nauwkeurig) en cijfermatig inzicht.
• Je bent sociaal en integer.
• Je werkt zelfstandig en bent een teamplayer.

Contact
Wil je meer weten over werken bij Deerns? Neem dan contact op met Maarten Borgmeijer (Corporate Recruiter) via +31 6 2785 1016. Wil je meer weten over de inhoud van de functie? Neem dan contact op met Erik Renkens (unit director) via +31 6 2922 2731. 

Ben je enthousiast geworden? Reageer met jouw CV en motivatie via de sollicitatiebutton. Je ontvangt binnen drie werkdagen een reactie. Acquisitie naar aanleiding van de vacatures op onze website wordt niet op prijs gesteld. CV's en/of voorstellen die ongevraagd naar ons worden gemaild worden niet in behandeling genomen!

Over Deerns

In Nederland zijn ca 250 medewerkers werkzaam, internationaal 600. We hebben in Nederland locaties in Den Haag (hoofdkantoor), Eindhoven, Maastricht, Nijmegen, Zwolle en Groningen. Deerns is als onafhankelijk ingenieursbureau gespecialiseerd in advies, ontwerp en uitvoeringsbegeleiding op het vlak van installatietechniek, bouwfysica, brandveiligheid, energievoorziening en duurzaamheid. Onze expertises dragen bij aan duurzame, intelligente en toekomstbestendige gebouwen die doen waarvoor ze bedoeld zijn. We zijn verantwoordelijk voor het ontwerp van de installaties en het realiseren van een goed comfort en een veilig en prettig klimaat in de meest uiteenlopende gebouwen; van kantoren, tot luchthavens en van ziekenhuizen tot datacenters.